PURUK CAHU, RAKYATKALTENG.com – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispursip) Kabupaten Murung Raya menggelar sosialisasi tata kelola kearsipan dalam mendukung tertib administrasi pemerintahan desa. Kegiatan berlangsung di Gedung Pertemuan Umum (GPU) Tira Tangka Balang, Senin (9/11/2026).
Diketahui kegiatan tersebut menghadirkan narasumber dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Tengah, Swari Isna Arisona, yang memberikan materi terkait tata kelola kearsipan kepada para peserta.
Membacakan sambutan Bupati Murung Raya, Kepala Dispursip Murung Raya, Ernawati, menyampaikan bahwa arsip merupakan bagian penting dalam penyelenggaraan pemerintahan. Arsip bukan sekadar kumpulan surat atau dokumen yang disimpan, tetapi juga menjadi rekaman kegiatan, sumber informasi, alat bukti yang sah, serta bentuk pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsi pemerintahan.
Menurutnya, dalam penyelenggaraan pemerintahan desa, arsip memiliki peran strategis karena setiap kegiatan pemerintahan, mulai dari pelayanan masyarakat, administrasi, pengelolaan keuangan dan aset desa, perencanaan pembangunan, pelaksanaan program hingga pertanggungjawaban, memerlukan pengelolaan arsip yang baik.
“Oleh karena itu, tertib administrasi pemerintahan desa tidak dapat dipisahkan dari tertib pengelolaan kearsipan,” demikian disampaikan dalam sambutan Bupati.
Ia menjelaskan, pengelolaan arsip yang baik dapat memberikan kepastian informasi, mempercepat pelayanan kepada masyarakat, mendukung transparansi dan akuntabilitas, serta mempermudah proses pengawasan dan pemeriksaan terhadap penyelenggaraan pemerintahan desa.
Hal tersebut juga telah memiliki landasan hukum, di antaranya Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 47 Tahun 2016 tentang Administrasi Pemerintahan Desa, serta ketentuan dan pedoman kearsipan lainnya.
Melalui kegiatan sosialisasi tersebut, pemerintah desa diharapkan memahami bahwa pengelolaan arsip merupakan tanggung jawab bersama. Aparatur desa juga diminta memahami tata cara penciptaan, penerimaan, pencatatan, penggunaan, penyimpanan hingga penyusutan arsip sesuai ketentuan yang berlaku.
Selain itu, setiap dokumen yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan, pembangunan, pelayanan masyarakat, pengelolaan keuangan dan aset desa harus ditata secara sistematis agar mudah ditemukan kembali ketika dibutuhkan.
Dalam kesempatan tersebut, Ernawati menjelaskan bahwa sosialisasi ini juga bertujuan mendorong pemerintah desa melakukan digitalisasi arsip sebagai langkah antisipasi terhadap risiko kehilangan dokumen akibat bencana.
Menurutnya, wilayah Kabupaten Murung Raya yang kerap dilanda banjir maupun berpotensi mengalami kebakaran membutuhkan sistem pengarsipan yang lebih aman, salah satunya melalui penyimpanan dokumen secara digital.
“Kami ingin menyampaikan kepada seluruh perangkat desa agar arsip-arsip desa tidak hilang begitu saja. Dengan pengarsipan secara digital, arsip desa bisa tetap tersimpan dengan rapi meskipun terjadi bencana,” jelasnya.
Sebagai tindak lanjut, pihaknya berencana menyurati seluruh kepala desa agar mulai melakukan digitalisasi dokumen penting milik desa, termasuk surat tanah dan dokumen administrasi lainnya.
Dokumen tersebut nantinya dapat dipindai menggunakan alat pemindai (scanner), kemudian seluruh berkas digital disusun dan disimpan dalam media penyimpanan seperti flashdisk untuk diserahkan kepada Dispursip Murung Raya.
Dengan demikian, Dispursip dapat menyimpan salinan arsip digital tersebut sebagai bentuk pencadangan data. Sehingga apabila pemerintah desa mengalami kehilangan dokumen akibat bencana atau faktor lainnya, salinan arsip masih dapat diakses melalui penyimpanan yang ada di Dispursip.
“Artinya, ketika desa kehilangan arsip, kita masih bisa memberikan file yang tersimpan di tempat kita. Jadi, arsip tersebut tidak hilang begitu saja,” tuturnya. (USW/RK1)
